En 2019, l’efficacité du payroll a augmenté dans les grandes entreprises belges! Le niveau de service direct moyen du payroll ou du traitement des salaires dans les entreprises de plus de 100 travailleurs a de nouveau augmenté. En 2019, un collaborateur payroll a, en moyenne, pu traiter les salaires de 325 travailleurs, même s’il y a de fortes variations ; de fait, plus l’organisation est grande, plus il y a d’économies d’échelle et plus le service du personnel peut prendre en charge de travailleurs. En moyenne, une organisation de plus de 100 travailleurs a besoin d’un collaborateur RH à temps plein pour 113 travailleurs afin de couvrir tous les domaines RH.

Bonne nouvelle : après une période de baisse, le niveau de service du payroll, qui indique le nombre de collègues « servis » par chaque collaborateur RH dans le cadre du traitement des salaires, est de nouveau à la hausse dans les grandes organisations. Cependant, il varie fortement d’une entreprise à l’autre. Pour le traitement des salaires, le niveau de service est à 325 collaborateurs en 2019. Mais tous domaines RH confondus, l’indicateur est plus bas. Une organisation a, en moyenne, besoin d’un collaborateur RH à temps plein pour 113 travailleurs afin de couvrir tous les domaines RH, tels le recrutement, la rémunération, le payroll, la communication interne, les aspects juridiques du règlement de travail, les questions des travailleurs, les relations avec les partenaires sociaux et une fiche de paie correcte tous les mois.

Elodie Cobut, Directeur Régional Wallonie chez SD Worx, commente la tendance : « Bien que le département RH doive affronter une complexité croissante et des défis très divers, nous constatons que grâce à la digitalisation et à la sous-traitance, de nombreuses entreprises sont parvenues à faire augmenter l’efficacité du payroll ou de l’administration dans le département RH ces dernières années. Le temps dégagé peut être consacré à des projets pour lesquels l’entreprise manquait de temps ou à des activités RH plus stratégiques. Parmi le top cinq des projets en cours, il y a notamment le recrutement des bons profils et l’amélioration de la prestation de services. »

Un niveau de spécialisation élevé qu’il soit interne ou externe

Pour l’administration des salaires, les moyennes sont plus élevées que pour les RH en général : « Le payroll est l’un des domaines par excellence où la mise en commun de l’expertise génère des gains d’efficacité. Grâce au niveau de spécialisation élevé et aux connaissances en législation RH de nos collaborateurs, nous gagnons du temps supplémentaire qui peut être consacré à répondre aux questions des travailleurs, à des projets RH stratégiques, à des actions dans le domaine de la santé, etc. »

Un collaborateur RH (spécialisé) à temps plein peut par exemple se charger de l’administration des salaires pour davantage de travailleurs. En 2019, une organisation avec un collaborateur (spécialisé en RH) à temps plein pouvait se charger du payroll de 325 travailleurs en moyenne. Dans les organisations de taille moyenne (entre 100 et 499 travailleurs), ce taux est moins élevé : il passe de 114 en moyenne à 159 ; dans les grandes organisations (plus de 500 travailleurs), de 384 à 595.

« De telles économies d’échelle sont à la portée de tous car, grâce à l’externalisation, l’acquisition des connaissances requises en interne n’est plus nécessaire. La complexité est principalement due à la nouvelle législation applicable en Belgique ou aux modifications de la législation existante comme par exemple la reprise du travail à temps partiel. En outre, le niveau de complexité augmente dès que l’on engage aussi du personnel à l’étranger ou de l’étranger pour développer les activités de l’entreprise. Il est important que tous les calculs soient concluants sur le plan juridique. »

Le point de basculement: entre 60 et 80 travailleurs

Le concept de niveau de service est aussi utile dans un contexte international. Les organisations l’utilisent comme benchmark pour mettre en œuvre des ressources RH suffisantes, le nombre de travailleurs déterminant la capacité nécessaire. Ainsi, dans les pays où H.Essers emploie de 60 à 80 travailleurs, l’entreprise opte un département RH propre ; dans d’autres pays où le nombre de travailleurs est inférieur, elle confie le payroll à un secrétariat social en tant que partenaire externe.

Mike Dautzenberg, Directeur RH du prestataire logistique H.Essers – actif dans 17 pays avec 6560 travailleurs – identifie les défis : « Dans les pays où nous avons plus de 60 à 80 travailleurs, nous faisons appel à un service de paie local, avec 1 à 2 collaborateurs locaux que nous formons ; dans les pays où nous avons 15 à 20 travailleurs, nous avons choisi un partenaire spécialisé qui nous garantit que tout est juridiquement parfaitement en ordre. Dans le cas contraire, nous risquons de recevoir la facture par la suite, parce qu’une déclaration n’a pas été faite correctement ou parce que des droits à pension insuffisants ont été retenus. Tout cela diffère d’un pays à l’autre. En outre, nous voulons un reporting uniforme au siège social, dans lequel, par exemple, les coûts salariaux et de soins de santé sont définis de la même manière et sont comparables puisque les règles du jeu varient d’un pays à l’autre. »

Source: SD Worx – 118 grandes organisations (≥100 travailleurs) ont participé à l’enquête HR Benchmarks 2019. 35% de l’échantillon se compose d’organisations de plus de 1 000 travailleurs. Les personnes interrogées sont principalement des directeurs et des managers RH (40%), des spécialistes RH (33%) ou d’autres gestionnaires d’entreprise (5%). L’enquête a pour objet d’obtenir un aperçu des pratiques RH existantes dans les grandes organisations. L’enquête de 2019 portait plus précisément sur les sujets RH suivants : défis et projets en matière de RH, externalisation des RH, organisation des RH, numérisation des RH, emploi flexible, rémunération flexible et mobilité.