Bedrijven waar werknemers (nog) moeten prikken of badgen bij aankomst op het werk, blijven erg talrijk. Acht op de tien van de Belgische ondernemingen waar de arbeidstijd wordt geregistreerd, hanteert hiervoor een traditioneel Time & Attendance (T&A) systeem: een badge, prik- of tijdsklok, Excel sheet, of zelfs op papier. Digitale en biometrische alternatieven, zoals inloggen via applicaties of met een vingerafdruk, komen veel minder vaak voor.

Belgische bedrijven kunnen op vlak van tijdsregistratie van medewerkers nog een stevige ‘digitale vooruitgang’ boeken: acht op de tien Belgische bedrijven gebruikt een eerder traditioneel tijdregistratiesysteem zoals een badge (22%), prik- of tijdsklok (22%), Excel sheet (22%), of zelfs papier (14%).

Daarmee zitten Belgische bedrijven in de buik van het internationale peloton. In Nederland is de prikklok zo goed als afgeschreven: 5% van de bedrijven gebruikt het nog. In het Verenigd Koninkrijk is tijd- en aanwezigheidsregistratie op papier (22%) dan weer het meest populair.

Digitaal en biometrisch

Nochtans zijn er ook andere manieren voor T&A registratie, zoals het inloggen via (mobiele) applicaties, al dan niet op basis van geolocatie. Van de Belgische bedrijven die tijd en aanwezigheid registreren, maakt daar respectievelijk al 7% en 12% gebruik van. Nederlandse bedrijven scoren hier een stuk hoger: 17% laat zijn werknemers inloggen via een app, 15% werkt daarnaast met apps met geolocatie. In Duitsland is dit laatste overigens nog absoluut niet ingeburgerd. Slechts 1% van de bedrijven maakt er gebruik van aanwezigheidsregistratie via geolocatie.

Tot slot bestaan er ook biometrische manieren om in te loggen, zoals via vingerafdrukken of irisscans. Deze blijken nog toekomstmuziek: slechts 1% van de Belgische bedrijven die tijd en aanwezigheid op het werk registreren, maakt er gebruik van, het gemiddelde bij alle bevraagde landen ligt op 2,6%.

“De beperkte toepassing hiervan komt door de GDPR”, aldus Geert Vermeir, manager van het Juridisch Kenniscentrum bij SD Worx. “Vereenvoudigd gezegd moet de inbreuk op de privacy zo beperkt mogelijk zijn om het beoogde doel te bereiken. Biometrische gegevens zijn hoogst gevoelig, veel meer dan een badge of elektronische login, bijvoorbeeld. Tenzij er bijkomende gegronde redenen zijn om een sterkere controle toe te passen – denk aan fraude verhinderen, gevoelige gegevens beschermen, een site beveiligen – kan je ze niet gebruiken voor een eenvoudige tijdsregistratie.”
Peter s’Jongers, CEO van Protime: “Het lijkt een paradox: met de opmars van flexibele werkvormen zoals flextime en loopbaansparen, wordt de nood aan overzicht steeds belangrijker. Als niemand nog bijhoudt hoeveel je effectief werkt, loert de burn-out om de hoek. De moderne prikklok, die via mobiele applicaties niet alleen je tijd registreert maar er ook je productiviteit kan aan koppelen, wordt daarom in de toekomst nog belangrijker. Zo kan de personeelsplanning tijdig bijgestuurd worden bij een te hoge werkdruk én kunnen burn-outs voorkomen worden.”

Baas gebruikt aanwezigheidsdata ook voor personeelsplanning

Uit het internationale onderzoek van SD Worx en Protime blijkt voorts dat de T&A gegevens in 55% van de gevallen ook nog voor andere doeleinden gebruikt worden. De meest populaire toepassingen zijn: het analyseren van factureerbare ten opzichte van niet-factureerbare uren (38%), en het maken van een personeelsplanning om eventueel extra mensen aan te werven (35%). Dit laatste past perfect
in het talent supply chain management dat bedrijven aan de dag moeten leggen om steeds de instroom, het inzetten en het behouden van geschikte, nieuwe medewerkers te verzekeren.

Het flexibel bijsturen van de personeelsplanning (35%), bijvoorbeeld gebaseerd op weersvoorspellingen, en het (ruim op voorhand) opstellen van de personeelsplanning (34%) zijn twee andere motieven om T&A gegevens te gebruiken. Bijna drie op de tien van de bevraagden (29%) geeft ook aan dat ze de T&A tool gebruiken in combinatie met verloningssystemen, om bonussen van medewerkers te bepalen.
In 45% van de bedrijven worden de T&A-data puur gebruikt voor de tijds- en aanwezigheidsregistratie van werknemers.

Bron: internationale studie door hr-dienstenverlener SD Worx en Protime. De online survey werd beantwoord door 502 senior professionals in België, Frankrijk, Duitsland, Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Het doel was het gebruik en de houding betreffende tijd- en aanwezigheidsregistratie te meten in bedrijven en de redenen achter hun keuzes te achterhalen. De steekproef is representatief voor de specifieke lokale arbeidsmarkten en heeft eenzelfde samenstelling volgens statuut (arbeiders, bedienden en ambtenaren), geslacht, regio, werkregime, taal, diploma en organisatiegrootte als die van de actieve arbeidspopulatie in de betrokken landen.