HR-dienstverlener Group S krijgt dezer dagen heel wat vragen van werkgevers in het kader van de energiecrisis en van de hoge inflatie die zich uit in indexaanpassingen. Opvallend daarbij is dat de meerderheid van de vragen gaat over hoe werkgevers hun medewerkers financieel kunnen helpen in deze uitdagende tijden. Group S zet de meest gestelde vragen op een rijtje.

De huidige economische en energiecrisissen zorgen voor de nodige bezorgdheid. Dat geldt zeker ook voor ondernemers en zaakvoerders, die hun bekommernissen uiten bij de instantie die hun eerste aanspreekpunt is voor HR-zaken: hun sociaal secretariaat. Group S bracht in kaart welke de door werkgevers meeste gestelde adviesvragen zijn. Dit zijn de zes meest gestelde vragen en hun antwoorden.

Mogen werkgevers een premie uitkeren om tegemoet te komen aan de hoge kosten die de werknemers momenteel moeten betalen naar aanleiding van de hoge energieprijzen? Ja, dat kan, net zoals het iedere werkgever vrij staat om op elk ander moment een werknemer een premie toe te kennen. Met dat verschil dat er voor een dergelijke premie geen sociaal gunstig regime is voorzien. Ze is dus volledig onderworpen aan RSZ en bedrijfsvoorheffing.

Mogen werkgevers de lonen van de werknemers op eigen initiatief vroeger indexeren dan het tijdstip waarop de sector een automatische indexatie van de lonen voorziet? Een automatische loonindexering wordt pas doorgevoerd op het moment dat die is voorzien, afhankelijk van de sector of het paritair comité. Maar je wil je werknemers in tussentijd ‘helpen’ om gestegen levensduurte of energieprijzen de baas te kunnen? Dan kan je wel met een tijdelijke premie werken die maandelijks of per kwartaal uitbetaald wordt, maar die ophoudt wanneer de indexatie toegepast moet worden. Dan komen we terug op het premiemechanisme dat is beschreven onder vraag 1.

Wat is de beste piste bij hoge brandstofprijzen? Een werknemer zonder bedrijfswagen een tankkaart toekennen? Of voor werknemers met een tankkaart het bedrag net gaan beperken? Beide zijn realistische opties. Als je een (tijdelijke) tankkaart zonder bedrijfswagen aanbiedt moet dat als voordeel alle aard worden aangegeven volgens de werkelijk waarde – dus op basis van de werkelijke brandstofkost – voor de privéverplaatsingen. Ook woon-werkverkeer valt trouwens onder privéverplaatsingen.

Het gebruik van tankkaarten beperken kan ook, door het privégebruik in te perken of een eigen bijdrage aan de werknemer vragen. Bijkomend kan je ook een kilometerlimiet opleggen of het gebruik van de tankkaart in het buitenland terugschroeven. Echter: als de toekenning tot nu toe onbeperkt was, kan de werkgever dit niet eenzijdig wijzigen. Dat zou je kunnen beschouwen als een impliciet ontslag door de werkgever. Dat kan dus enkel met akkoord van de werknemer, bijvoorbeeld door een wijziging in de car policy te laten ondertekenen.

Mag je als werkgever telewerk verplichten? Goede afspraken maken goede vrienden. Best is daarbij te kijken naar de overeenkomst voor structureel telewerk met de werknemer. Als het telewerk daarin vrijblijvend geformuleerd is, kan je niet verplichten. Als die overeenkomst zo geformuleerd is dat de werknemer op de afgesproken dagen ook effectief moet telewerken, kan de werknemer niet zomaar onder die afspraak uit. De werkgever mag daartegenover wel een vergoeding plaatsen die de kosten dekt voor nutsvoorzieningen, elektriciteit, enzovoort. De eventuele vergoeding voor telewerk is vandaag beperkt tot maximaal € 142,95 per maand.

Mogen we aan werknemers die het financieel moeilijker hebben een lening toekennen? Een werkgever of onderneming kan een lening aan voordelige voorwaarden toekennen. Concreet gaat het dan over een renteloze lening, of een lening aan een tarief dat lager ligt dan gangbaar is bij (andere) kredietverstrekkers. Dat wordt dan wel beschouwd als een belastbaar voordeel van alle aard. Dat belastbaar voordeel van alle aard is met name gelijk aan het verschil tussen:

• het tarief van de referentierentevoet dat varieert afhankelijk van het type lening; en
• de rentevoet die de ontlener moet betalen.

Hoe kunnen we zo goedkoop mogelijk een tegemoetkoming voorzien voor onze werknemers om hen te helpen met de stijgende brandstof- en energieprijzen? Je kan als werkgever:

• Een tijdelijke brutopremie toekennen; dit is een dure piste voor de werkgever, maar wel één met directe impact op het nettoloon;
• Een verhoging van het bedrag van het sociaal abonnement doorvoeren, tot maximaal € 0,4170;
• Andere vormen van alternatieve verloning invoeren. Deze staan weliswaar indirect in verband met energieprijzen maar zijn als loonkost interessanter voor de werkgever. Het gaat dan bijvoorbeeld over ecocheques, sport- of cultuurcheques, een winstpremie,…

Bron: Group S