Drie autoriteiten op het gebied van welzijn op het werk bundelen de krachten. Prof. Dr. Theo Compernolle – bekend van zijn bestsellers, waaronder ‘The open office is naked’, Dr. Elke Geraerts (Better Minds @work) en Jo Peters (UPspace) komen naar buiten met een gezamenlijke visie: “Nu de werkvloer weer stilaan op gang komt, kijken we vooruit èn pakken de wijze lessen van de coronacrisis met ons mee”. Ze nemen ‘focus en productiviteit’ onder de loep. Onder de noemer ‘Human Architecture’ bespreken ze hoe architectuur bijdraagt aan werkplekken die werken voor mensen.

De coronacrisis duurt langer dan een business lunch en blijkt moeilijker verteerbaar dan gedacht. Het laat ons achter met een serieuze kater en we beginnen zaken in vraag te stellen. Hoe ziet dat veelbesproken ‘nieuwe normaal’ er nu werkelijk uit? Welke impact heeft het op onze werkplek of op onze kantooromgeving? Kunnen we die balpen van onze collega nog vertrouwen? Ruimen we elkanders koffietas nog wel op? Ontmoeten we enkel nog frustraties aan het koffiemachine of zien we lichtpunten in de wandelgang?

Oost, west, thuis werkt best.

Laten we knuppel in de woonkamer gooien: ‘thuiswerken’ kreeg sinds maart 2020 een heel andere perceptie. ‘Thuiswerken’ bleek vóór de crisis veelal een vlucht te zijn van de werknemers uit een overbevolkt en druk landschapskantoor. De hoofdreden: in alle rust focussen lukt thuis vaak beter. En de coronacrisis gaf dat thuiswerken een onverwachte boost!

Bevragingen tonen dat 60% van de werknemers, die tijdens de crisis thuis dienden te werken, dit bijna integraal ook in de toekomst zien zitten. Bovendien lezen we dat sommige werkgevers hierin een oplossing zien voor de té weinig aangeboden vierkante meters bureauruimte. Ze beginnen zelfs thuiswerk massaal aan te moedigen of zelfs te verplichten. Van een kantoorswitch gesproken!

Toch blijkt deze verschuiving niet overal en voor iedereen een schot in de roos te zijn.
Elke Geraerts, CEO Better Minds at Work: “Niet iedereen is thuis even productief, maar ook niet elke functie leent zich hiervoor. Sommige beroepen vereisen nu eenmaal fysieke interactie.”
Is deze ommekeer dan wel voor iedereen even efficiënt of effectief? En verstoort dit het rendement niet? Het antwoord hierop schuilt in de individuele behoefte. Wat verwacht werknemer X van een kantoor? Misschien heeft werkgever Y geheel andere persoonlijke verwachtingen… Maak de situatie nog vandaag bespreekbaar en ga in teams na hoe je hiervoor de (perfecte) post-corona manier van werken kan creëren.

Ontmoeten moet, groeten doet goed

The bottomline blijft om de juiste balans te vinden. Zowel in het thuiswerk als in de mix tussen
online en offline zijn. Hierin speelt volgens ons het fysieke kantoorgebouw een cruciale rol!
Niet zoals vroeger investeren in zoveel mogelijk “mensen per m²”. Want dan krijg je torenhoge
gebouwen en overbevolkte landschapskantoren. Allicht merkte je zelf ook al dat de interactie tussen werknemers dan ook vaak stukken minder is dan verhoopt. Moeten we dan nu plots het roer helemaal omgooien? Moeten we nu plots kantoorruimten enkel nog als ontmoetingsplaatsen zien? Zeker niet, maar helaas is dat wel de trend die we nu overal lezen.

Deze ‘ontmoetingsruimten’ zorgen ervoor dat we terug voeling krijgen met het bedrijf. Ook jij zal het aan den lijve ondervonden hebben: door even op te staan, naar een andere ruimte te lopen en samen te eten zijn we ook even uit ons online vacuüm. Zo geven we ons brein de nodige rust waar het naar snakt. Het nut van deze ruimtes is lang genegeerd ten koste van ‘meer werkplekken’. Na deze crisis lijken de meeste werknemers en werkgevers echter overtuigd van de kracht van deze ruimtes. Het gaat niet langer om het meeste ruimte hebben, maar eerder wat je met de beschikbare ruimte doet en hoe je ze invult. Size doesn’t matter zeggen ze wel eens.
‘Ons’ kantoor blijft bijgevolg ons tweede thuis waardoor we niet geïsoleerd geraken op ons eigen ‘eilandje’, of dat nu ‘Casa Veranda’ is of in het (landschaps)kantoor. Het zijn net deze zaken die we op dit moment via een virtueel alternatief als ‘vreemd’ aanzien. Psychologisch is het mentaal lastig om door te spartelen. En daar horen we met zijn allen begrip voor te hebben.

Offices talk, people walk

Naast deze ruimtes om fysiek te ‘connecteren’ en ‘recupereren’, hebben kantoorruimten ook andere functies. Ze zijn dé plaats bij uitstek om samen te werken. Heb je al eens online proberen te brainstormen? Neem het van ons aan: het werkt gewoon niet! Heb je al eens lastige feedback gegeven? Je zal vlug beseffen dat je hiervoor iemand echt in de ogen moet kijken en niet via een scherm.
Het kantoor blijft zo de status behouden van de uitgelezen plaats voor die moeilijke interne gesprekken. Maar ook overleg met klanten, leveranciers of andere bedrijven kan je beter hier doen dan thuis in de woonkamer. Hoe krijgen deze mensen anders de ‘vibe’ en de waarden van jullie bedrijf mee?

En er is meer… Skype calls of Zoom-meetings mogen ons dan al virtueel korter bij elkaar brengen, we missen toch wel onbewust de belangrijkste taal die we gezamenlijk spreken: lichaamstaal. Vertellen ons bepaalde houdingen vaak niet veel meer dan enkel een gestreken gezicht?
Theo Compernolle, auteur van ‘How to design brain-friendly open offices’: “Enthousiasme of verontwaardiging: fysieke ontmoetingen kaderen de context veel duidelijker en behoeden ons ervan dat we essentiële informatie van elkaar ‘afschermen’. Voor dit alles moeten de juiste ruimtes en condities gecreëerd worden.”

En als laatste blijven de ruimtes om gefocust te werken zeker eens zo belangrijk. Niet alleen omdat niet iedereen thuis (of elders) kan of wil werken, maar als werknemer heb je tussen de meetings door bijvoorbeeld ook het recht om even in stilte aan iets te kunnen werken. En deze ruimte heeft dan weer andere vereisten dan de voorgaande.

Anticiperen is klappen vermijden

Het klinkt als een boutade maar elke verandering schept nieuwe opportuniteiten. Dankzij COVID-19 is de eerste stap gezet. Alle kritische vragen liggen nu op tafel, of je dat nu wil of niet. En ook veel kantoorgebouwen staan op dit moment ter discussie. Net nú is het dus dè kans om je gebouw optimaal in te zetten en twee stappen voorsprong te nemen.
Analyseer de behoeften van je teams en individuen, breng ze in kaart en handel naargelang.
“Wat met al die investeringen in het bedrijfsgebouw? Wie gaat dat betalen?” horen we je denken.
Jo Peters, Deusjevoo: “Om de vrees in de kiem te smoren: in de meeste gevallen gaat het hem niet om een volledige nieuwbouw of ingrijpende verbouwing. Vaak zijn een paar aanpassingen en bijsturingen meer dan voldoende om een positieve impact op de beleving en werking van je kantoorgebouw in gang te zetten.”
De vraag “hoe krijg ik zoveel mogelijk mensen binnen deze m²” of “hoe kan ik mijn m² halveren met onder andere thuiswerk” gooien we resoluut in de prullenmand. In de plaats daarvan stel je beter de vraag “hoe kan ik mijn kantooromgeving ten volle laten renderen door het in te zetten voor mijn werknemers en zo hun productiviteit, efficiëntie én welbevinden te verhogen? Of misschien start de discussie met de simpele vraag “Waarvoor gaan we ons kantoor NIET meer gebruiken?”.

Is er een kapitein aan boord?

Om als werkgever op dergelijke manier te luisteren naar je personeel, is er ondernemingsmoed
nodig. Dat verwachten werknemers ook. Maar ze rekenen ook op een stuk kwetsbaarheid en transparantie. Stel je hiervoor open. Als de analyse eenmaal af is, toon je vastberaden de moed om deze verandering door te voeren. Eénmaal de koers duidelijk is uitgeklaard hou je iedereen moeiteloos op het schip. All hands on de(s)ck dus!

De trossen gelost en klaar voor de grote oversteek? Hergroepeer teams qua locatie en concentratie. Omlijn ontspanningszones en maak goede afspraken met je personeel. En vooral, doorzetten! Want verandering binnen een bedrijf realiseren kan zowel kippenvel als hartkloppingen veroorzaken. Zodra werknemers echter de voordelen inzien en deze omarmen, dan is transitie een waanzinnig positief proces.

Elke Geraerts, CEO Better Minds at Work: “Als de coronacrisis ons één ding leerde is dat je op drie maanden tijd een groot deel van je bedrijfscultuur kan veranderen èn dat iedereen daar een extra boost door kan krijgen. Let wel, om je gedrag en mindset te veranderen, heb je doorgaans een kwartaal nodig.”
De coronamaanden kreeg je alvast als bonus cadeau. Loop je achter de feiten? Koester dan de ambitie om tezamen met je medewerkers vanaf vandaag een mindset te creëren waarbij focus het nieuwe normaal wordt. Om die mindset te installeren is je kantoorgebouw 2.0 de perfecte katalysator. Stel je de vraag hoe je de komende tien jaar wil werken en maak er een positief en blijvend verhaal van.

Bron : Human Architecture