Vanaf woensdag 9 juni mogen we opnieuw gedeeltelijk terug naar kantoor. Het nieuwe werken – na de coronacrisis – zal volgens experts meer hybride zijn, met een optimale mix tussen thuiswerk en werken op kantoor. Veel werkgevers en werknemers stellen zich daar wel nog pertinente vragen bij. Want hoe implementeer je blijvend telewerk? En waar moet je allemaal rekening mee houden als werkgever en werknemer? Hr-dienstengroep Liantis zet 7 belangrijke vragen en antwoorden op een rij.

1. Wat is structureel telewerk en hoe voert een werkgever dit in? Tijdens de coronacrisis moesten we plots allemaal verplicht thuiswerken. “Dit soort thuiswerk noemen we ‘occasioneel telewerk’. Maar veel werkgevers willen ook na de crisis de mogelijkheid bieden aan hun medewerkers om regelmatig van thuis uit te werken. Dit duurzaam en verankerd systeem is ‘structureel telewerk’”, vertelt Matthias Debruyckere, juridisch expert bij hr-dienstengroep Liantis.

Wil je als werkgever graag structureel telewerk invoeren in je organisatie? Dan moet je een schriftelijke overeenkomst afsluiten met je werknemer. Het gaat dan specifiek om een bijlage aan de arbeidsovereenkomst waarin een aantal elementen verplicht opgenomen moeten zijn zoals: de frequentie van het telewerk, de telewerkplek, de momenten waarop de werknemer bereikbaar moet zijn en afspraken rond apparatuur of de tegemoetkoming in de kosten door de werkgever… “Daarnaast is het ook mogelijk én aangeraden om een telewerkpolicy met een aantal algemene afspraken rond het telewerk in de onderneming uit te werken. Ook dit telewerkbeleid kan je opnemen in het arbeidsreglement.”

2. Kan een werkgever medewerkers verplichten om thuis te werken? “Nee, telewerk is altijd vrijwillig. Een werkgever kan dus geen verplichtingen opleggen aan zijn of haar medewerkers. Anderzijds kunnen medewerkers het ook niet afdwingen. De beslissing om een systeem van regelmatig, structureel telewerk in te voeren, kan een werkgever ook altijd weer ongedaan maken, waardoor werknemers verplicht zijn om terug op de bedrijfslocatie(s) te werken”, aldus Debruyckere.

3. Moet een werkgever verplicht een thuiswerkvergoeding voorzien? Een werkgever is verplicht om tijdens het structureel telewerk de nodige apparatuur voor het telewerk ter beschikking te stellen, te installeren en te onderhouden. Daarnaast is de werkgever ook verplicht om de kosten voor de internetverbinding te betalen. Als een werknemer gebruikmaakt van een eigen laptop of computer en een eigen internetverbinding, dan heeft de werkgever dus de verplichting om hiervoor een thuiswerkvergoeding te voorzien. “Natuurlijk kan de werkgever ook vrijblijvend beslissen om nog extra vergoedingen te voorzien. Dat kan bijvoorbeeld voor verwarming, gebruik van elektriciteit, klein kantoormateriaal of andere gemaakte kosten zoals de aankoop van een bureaustoel, een scanner, een tweede scherm…”, vertelt Matthias Debruyckere.

4. Is de thuiswerkvergoeding vrij van socialezekerheidsbijdragen en belastingen? “Van zodra een werknemer meer dan 1 dag per week thuiswerkt (te beoordelen op maandbasis), is het voor de werkgever mogelijk om een forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 euro per maand (tijdelijk verhoogd naar 144,31 euro voor april, mei en juni en vermoedelijk zal dit verlengd worden tot 30 september 2021) te voorzien die vrij is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Bovenop deze vergoeding, kan de werkgever ook nog enkele andere maandelijkse vergoedingen voorzien die vrij zijn van socialezekerheidsbijdragen of belastingen. Zo is het toegelaten om een vergoeding van 20 euro te voorzien voor het gebruik van een eigen laptop of computer, en een vergoeding van 20 euro voor het gebruik van de eigen internetverbinding. Het is ook mogelijk om een forfait van 5 euro toe te kennen voor het gebruik van een eigen tweede scherm, printer of scanner. Dit laatste forfait van 5 euro kan een werkgever niet toekennen als hij of zij al een forfait toekent voor het gebruik van de eigen laptop of computer. Natuurlijk kan de werkgever bovenstaande forfaitaire kostenvergoedingen – waarop hij of zij geen socialezekerheidsbijdragen en belastingen betaalt –enkel toekennen als werknemers deze kosten ook effectief maken en er niet op een andere manier voor vergoed worden.”

5. Wat moet een werkgever verplicht voorzien in het thuiskantoor van medewerkers? “Een werkgever is verplicht om tijdens het structureel telewerk de nodige apparatuur voor het telewerk ter beschikking te stellen, te installeren en te onderhouden. De werkgever is ook verantwoordelijk voor de veiligheid en de gezondheid van werknemers op de arbeidsplaats”, aldus Debruyckere. “Daarom moet een werkgever medewerkers informeren over het ondernemingsbeleid dat het bedrijf hierrond hanteert. Het gaat bijvoorbeeld over preventieve maatregelen rond de inrichting van de werkplek, het juiste gebruik van het beeldscherm, de beschikbare technische en IT-ondersteuning… In dit kader is het voor een werkgever eventueel mogelijk om een ergonomische bureaustoel, een tweede beeldscherm of een verstelbare zit-sta bureau …te voorzien, of een tegemoetkoming te geven als werknemers deze zaken zelf aankopen. Als werkgever doe je er goed aan om hierover duidelijke afspraken te maken met je werknemers.”

6. Mag een medewerker vanuit een vakantiehuis (binnen- of buitenland) of een tweede verblijf aan thuiswerk doen? “Een werkgever kan zelf bepalen op welke locatie een medewerker aan de slag gaat. Het is ook in dit kader dat een werkgever kan vragen om op de werklocatie te komen werken, of medewerkers de mogelijkheid kan bieden om thuis te werken (zonder hen daartoe te verplichten). Maar een werkgever heeft ook het recht om te bepalen dat medewerkers het thuiswerk enkel vanuit de normale verblijfplaats mogen uitvoeren of dat ‘buitenlands’ thuiswerk verboden is in een specifieke organisatie”, licht Matthias Debruyckere toe.

7. Moet een telewerker zich strikt houden aan het arbeidsrooster en wat als hij of zij overuren maakt? De telewerker heeft de verplichting om het normale arbeidsrooster na te leven, maar mag wel zelf de arbeidsdag organiseren. Zo is het perfect toegelaten dat een werknemer iets vroeger begint en bijgevolg ook vroeger stopt, tenzij er specifieke afspraken gemaakt zijn rond bereikbaarheid en het na te leven arbeidsrooster. “Gezien de telewerker de werkdag zelf kan invullen en een telewerker in principe niet onder de regels van de arbeidswet valt, kan er geen overloon of inhaalrust opgeëist worden. Dat is wel uitzonderlijk mogelijk wanneer de werkgever zelf zou vragen om prestaties te verrichten buiten het normale werkrooster in het kader van een uitzonderlijke taak of een noodgeval”, besluit Debruyckere.