Nieuw Barco ClickShare-onderzoek toont aan dat bijna één op de drie werknemers moeite heeft om tijdens hybride vergaderingen te worden gehoord, wat de oproep voor een betere betrokkenheid bij vergaderingen versterkt. Nu een hybride, of flexibele bedrijfsomgeving, waarin werknemers op afstand en in een fysieke kantoorruimte werken, een vast onderdeel is van het professionele leven, verwachten werknemers meer flexibiliteit. Werknemers eisen echter nog meer van hun hybride werkervaring, namelijk meer vergadergelijkheid.

‘Vergadergelijkheid’ zorgt ervoor dat werknemers op afstand hetzelfde niveau van betrokkenheid, samenwerking en ervaring krijgen als werknemers die fysiek aan de vergadertafel zitten. Zoals een nieuw, vandaag gepubliceerd Barco ClickShare-onderzoek laat zien, maken hybride werknemers zich steeds meer zorgen over een ongelijke en minder productieve ervaring tijdens vergaderingen, vergeleken met hun fysiek aanwezige collega’s. En veel van hen zijn zelfs bereid om nieuwe kansen te overwegen bij organisaties waarvan ze denken dat er meer aandacht is voor inclusiviteit.

Na bijna twee jaar vertrouwd te zijn met werken op afstand en een hybride werkomgeving, stelde de Barco ClickShare Hybrid Meeting Survey vast dat meer dan een derde (35 %) van de werknemers nog steeds moeite heeft om optimaal aan hybride vergaderingen deel te nemen. Een belangrijke oorzaak van dit gebrek aan verbinding komt voort uit een gebrek aan controle, waarbij 28% het moeilijk vindt om zijn stem te laten horen als hij/zij vanuit een externe locatie aan hybride vergaderingen meedoet. En twee keer zoveel externe deelnemers aan een hybride vergadering (56%) vinden dat vergadervoorzitters te veel aandacht schenken aan de mensen in de fysieke vergaderruimte.

“Hoewel onze ClickShare Hybrid Meeting Survey duidelijk aangeeft dat een meerderheid van de werknemers (80%) de voorkeur geeft aan het hybride model, heeft 71 % nog steeds te maken met de problemen en technische uitdagingen die gepaard gaan met hybride betrokkenheid”, aldus Lieven Bertier, Segment Marketing Director, Workplace bij Barco. “Hybride vergaderingen zijn het belangrijkste onderdeel geworden van professionele samenwerking, en deze gegevens bieden bedrijven een ideale mogelijkheid om barrières voor externe deelnemers weg te nemen en ervoor te zorgen dat alle werknemers het gevoel hebben dat ze optimaal kunnen presteren vanaf elke locatie.”

De ClickShare Hybrid Meeting Survey, die eind 2021 werd samengesteld, geeft de standpunten en voorkeuren van moderne werknemers weer, op een moment dat directive van organisaties bedrijfsmodellen, werkplekken en organisatieculturen aanpassen aan de zich snel veranderende professionele dynamiek. Het onderzoek bevat informatie van meer dan 4.000 werknemers in verschillende beroepen en locaties over de hele wereld, en legt ook de technische, functionele en emotionele uitdagingen vast die zijn ontstaan in de bredere hybride werktransitie.

Technische frustratie: de weg naar het nemen van ontslag?

Het ClickShare Hybrid Meeting Survey geeft aan dat bedrijven hun hybride werkomgeving en vergadergelijkheidstrategieën moeten verfijnen. Nu bedrijven de impact van The Great Resignation (werknemers die massaal ontslag nemen) voelen, stelt Barco vast dat hybride technologie en flexibiliteit niet langer een eenvoudig bedrijfsmiddel zijn, maar eerder een onderscheidende factor in het werven en behouden van toptalent.

Zoals Barco laat zien, geven bijna drie op de vier werknemers (71%) aan nog steeds te worstelen met het connecteren en navigeren tijdens hybride vergaderingen. Deze technische frustraties lijken nu echter een grotere impact te hebben op hun werktevredenheid en kunnen hen aanzetten om nieuwe mogelijkheden te verkennen. Bijna een op de drie (30%) werknemers geeft aan een aanbod te zullen overwegen van een ander bedrijf met een goed gedefinieerd, hybride beleid, met duidelijke richtlijnen en hulpmiddelen voor succesvolle en efficiënte deelname aan hybride vergaderingen.

“Ons onderzoek bevestigt dat, naarmate de vraag van werknemers naar functioneel hybride werk blijft groeien, arbeidsomstandigheden nu net zo belangrijk zijn als salarissen als het gaat om het aantrekken en behouden van de beste werknemers”, aldus Bertier. “Voor de directie van organisaties begint succesvol hybride werk met het opzetten van een formeel beleid, en we waren verbaasd om te horen dat 60 procent van de organisaties daar nog steeds niet over beschikt, maar het omvat ook het doen van investeringen die betrokkenheid stimuleren en werknemers de mogelijkheid geven te werken waar en hoe ze dat willen. Deze gesprekken en strategieën zullen alleen maar belangrijker worden nu bedrijven hun plannen voor een terugkeer naar het kantoor ontwikkelen en uitvoeren.”

Werken om te zien en gezien te worden

Terwijl hybride werknemers hun uitdagingen onder woorden brengen, stelde Barco vast dat de terugkeer naar fysieke vergaderruimtes niet zonder problemen gaat. Meer in het bijzonder proberen werknemers nog steeds de flexibele en gemakkelijke vergaderervaring die ze op afstand hebben opgedaan na te bootsen. Hoewel 85% van de bedrijven een speciale videoconferentieruimte heeft, is slechts 39% van de IT-managers van mening dat deze ruimtes goed zijn voorbereid op “Bring Your Own Meeting” manier van vergaderen. Als gevolg daarvan hebben bijna twee op de drie (65%) werknemers moeite met het de verschillende fysieke verbindingen en de compatibiliteit van de laptop met de videovergaderruimtes op kantoor.

Deze frustraties zijn ook een afspiegeling van de sentimenten die Barco heeft vastgelegd in zijn nieuwste vergaderbarometer, een doorlopend, periodiek geüpdatet overzicht van de tevredenheid van werknemers over hun vergaderomgevingen.