Selon le Global Payroll Complexity Index 2021 publié par Alight Solutions, l’Europe propose l’environnement réglementaire le plus complexe qui soit au monde en matière de gestion administrative des rémunérations. Au sein même du continent européen, la Belgique atteint le 3ème rang en ce qui concerne la complexité, juste derrière la France et l’Italie.

L’index précise encore que 40% des entreprises prévoient de moderniser leur gestion administrative d’ici 2023.  En Belgique spécifiquement, le haut degré de complexité repose notamment sur le calcul brut/net, sur les différents niveaux de pouvoirs et les difficultés d’interprétation des textes réglementaires. Par ailleurs, la fréquence des modifications de réglementation n’arrange rien. Le chômage temporaire introduit lors de la pandémie contribue également à cette complexité.

Le top 10 des pays dotés de la réglementation la plus complexe se présente comme suit :

1. France
2. Italie
3. Belgique
4. Allemagne
5. Espagne
6. Pologne
7. Russie
8. Suisse
9. Japon
10. Etats-Unis

Reflétant un réel besoin de modernisation de la paie, les entreprises n’hésitent plus à remplacer leurs systèmes de paie traditionnels par des technologies simplifiant les méthodes de calcul et de paiement, selon un nouveau rapport d’Alight Solutions (NYSE : ALIT), fournisseur leader de solutions numériques intégrées pour le capital humain et les entreprises, basé sur le cloud.

Pour la première fois, les systèmes hébergés dans le cloud (61%) ont dépassé les systèmes « sur site » (39%) comme plateforme dominante de système de paie, selon l’Indice Mondial de Complexité de la Paie (IMCP) d’Alight. Un quart des entreprises (36%) ont accéléré leurs projets de paie numérique l’année dernière, et deux tiers (62%) ont pour objectif de réaliser leur transformation numérique au cours des deux prochaines années.

“La gestion de la paie devient de plus en plus complexe, et les entreprises doivent de surcroît s’adapter aux évolutions démographiques depuis la pandémie « , déclare Luca Saracino, vice-président senior, ventes internationales et stratégie chez Alight. « Ces mêmes entreprises ont réussi à maintenir le service de paie à un moment où la continuité des activités était compromise, mais la situation était loin d’être idéale. Il est clair que les responsables RH et paie sont impatients de bénéficier des avantages offerts par le digital. « 

Selon les personnes interrogées, les principaux moteurs de l’accélération des projets de paie vers une transition numérique sont le risque lié à la non-conformité (42 %), les stratégies visant à externaliser la gestion des processus de paie (39 %), le contrôle des coûts (27 %), la pénurie de talents en paie (19 %) et les activités de fusion-acquisition et de cession d’entreprises (15 %).

Les répondants ont également signalé les problèmes associés à l’exactitude de la gestion de la paie : les fréquentes évolutions législatives et réglementaires nécessitent des mises à jour manuelles et régulières, augmentant le risque d’erreurs coûteuses. Le rapport a ainsi révélé que 27 % des violations de données dans les processus de paie depuis 2019 résultaient d’une erreur humaine. Cela peut avoir de graves conséquences financières : en Europe, les entreprises qui ne se conforment pas au règlement général sur la protection des données (RGPD) prennent le risque de se voir infliger une amende pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel ou 20 millions d’euros, le montant le plus élevé étant retenu. En outre, les erreurs de paiement, résultant d’une mauvaise gestion des processus de paie, peuvent coûter aux entreprises 2 % de leur coût salarial total.

« Les entreprises peuvent perdre des millions d’euros par an à cause de défaillances du processus de paie de base », selon Wilson Silva, vice-président de l’externalisation chez Alight. « Heureusement, il est possible d’inverser ces pertes rapidement en examinant simplement la gestion de la paie et en corrigeant les erreurs de base couramment commises par les organisations qui manquent de visibilité et de gouvernance sur la manière dont leur paie est gérée. »

Source : Global Payroll Complexity Index – Cet indice fournit aux responsables des RH et de la paie un aperçu des défis et des complexités associés au traitement de la paie dans un ou plusieurs pays. Cette enquête biannuelle, qui en est à sa cinquième édition, reflète les réponses de 147 entreprises opérant dans le monde entier. 9% des répondants sont des dirigeants d’entreprise, tandis que la majorité (57 %) sont des cadres supérieurs qui supervisent les fonctions RH et paie. Au début de l’année, Alight a publié une liste des 40 premiers pays classés en fonction de la complexité de la paie. La France était en tête de liste pour la quatrième fois consécutive, suivie de l’Italie, de la Belgique, de l’Allemagne, de l’Espagne, de la Pologne, de la Russie, de la Suisse, du Japon et des États-Unis.