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L’application ‘Save Your Seat’ permet de réserver sa place au bureau… Oui, il faudra se compter pour retourner au boulot.

Le nombre de cas d’infections au coronavirus est à nouveau en augmentation et les mesures de précaution se renforcent chaque jour davantage. Il est évidemment crucial de veiller au respect de la distanciation sociale, même voire surtout sur le lieu de travail. Beaucoup d’entreprises doivent instaurer une limite quant au nombre de personnes pouvant être présentes dans les bâtiments. Feuilles Excel, tableaux à adapter chaque semaine en fonction des besoins des équipes, présences en alternance… Cela prend du temps, et l’on peut vite ne pas s’y retrouver.

Avec sa nouvelle application “Save your seat”, Orbid, une entreprise de Ricoh Belgium, apporte une solution à l’un des plus gros défis : développer un planning de manière efficace, claire et rapide, afin que personne ne s’y perde.
Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgique & Luxembourg : “Pour l’instant, beaucoup de travailleurs sont en congé, donc le problème n’a pas l’air de se poser. Mais une fois les vacances d’été terminées, tous nos collègues seront de retour et ce serait un véritable exploit d’arriver à trouver une place pour tout le monde en respectant les mesures. Et de tout organiser dans des tableaux. Imaginez un peu que certains de vos collaborateurs arrivent au bureau pour se rendre compte qu’il n’y a plus de place disponible, et qu’ils doivent faire demi-tour pour rentrer chez eux.”

Eviter un véritable casse-tête

En effet, pour respecter les mesures et permettre à chacun de se sentir en sécurité, il a fallu se creuser les méninges afin d’assurer à tout moment une distance d’1,5 mètre entre les collaborateurs. Pas trop contraignant pour ceux qui disposent de leur propre bureau, mais véritable casse-tête pour ceux qui partagent un plateau ‘open space’ avec parfois 10, 20, ou 50 de leurs collègues. Pour ceux-là, Orbid a développé une solution pour optimiser l’occupation des espaces dans l’entreprise. L’application s’appelle “Save your seat”, et permet un redémarrage des affaires tout en garantissant le respect des distances et donc la sécurité des employés.

Orbid numérise les espaces de l’entreprise grâce à un plan que vous leur fournissez. En définissant sur ce plan quels sièges sont disponibles à la réservation et lesquels ne le sont pas, vous obtenez une carte numérique des bureaux avec la capacité maximale d’occupation, en tenant compte des mesures de distanciation sociale.

L’outil de réservation en ligne sur mesure est alors prêt. Grâce à un login personnel, les collaborateurs peuvent désormais réserver leur place en fonction des jours où ils désirent venir au bureau, via un ordinateur ou via l’application mobile. Lorsque la limite de capacité est atteinte, il n’est plus possible de réserver. Tout est automatisé, ce qui rend la planification beaucoup plus efficace.

Source: RICOH Belgium

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