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Trop compliqué de rentrer des notes de frais? Frustration, démotivation… et 200 millions d’économies pour les entreprises belges.

Les processus de déclaration complexes ont un impact négatif sur le sentiment des salariés, montre une étude internationale menée par Unit4 auprès des travailleurs. Nombre d’entre eux expliquent qu’ils n’introduisent tout simplement pas certaines de leurs dépenses parce qu’ils trouvent le processus de déclaration trop complexe. Dans les neuf pays étudiés, ce phénomène rapporte pas moins de 14 milliards d’euros par an aux entreprises. En Belgique, cela représente un montant annuel de 200 millions d’euros.

20 % des sondés belges qui font régulièrement des déclarations expliquent ne pas toujours introduire leurs notes de frais. Les salariés belges perdent ainsi 226 euros par personne et par an en moyenne, contre 212 euros dans le reste du monde. Les salariés américains font le plus beau cadeau à leurs employeurs avec 347 euros par an, ce qui représente pas moins de 8,7 milliards d’euros pour tous les États-Unis, soit près de 2 % du déficit public du pays.

En ce qui concerne les autres pays, les chiffres sont les suivants : en Allemagne, 12 % des salariés n’introduisent pas toutes leurs notes de frais, ce qui représente 292 euros par personne et par an, soit 1,3 milliard d’euros au total. En France, c’est plus d’un demi-milliard, contre 1,3 milliard d’euros en Grande-Bretagne, 500 millions aux Pays-Bas et 173 milliards en Suède. Au Canada, un milliard en notes de frais ne sont jamais réclamés par les salariés.

Les salariés donnent les raisons suivantes pour ne pas toujours introduire leurs notes de frais :

• Le montant est peu élevé;
• Ils ont oublié de demander un reçu;
• Ils ont perdu le reçu;
• Ils ont oublié de déclarer la note;
• Ils trouvent que le processus de déclaration est frustrant et fastidieux.

Pas moins de 25 % des sondés donnent cette dernière raison. Le même pourcentage de sondés déclare devoir attendre plus d’un mois pour que les notes de frais soient remboursées. En Belgique, 41 % des salariés disent être mécontents du processus de déclaration de leur employeur. Dans certains pays, ce mécontentement est si fort que les salariés ont l’impression de manquer d’argent. C’est le cas pour 37 % des Américains, 24 % des Français, 23 % des Espagnols et des Anglais et 20 % des Canadiens.

Les salariés belges ont en outre le sentiment que leur employeur profite financièrement de la situation. 20 % pensent ainsi que leur employeur tire un avantage financier du processus de déclaration – contre 42 % aux États-Unis. La Belgique est assez bien placée en la matière, puisque l’Espagne (29 %), la Suède (26 %), la Grande-Bretagne (25 %), la France (23 %) et le Canada (21 %) font moins bien. Seuls les Pays-Bas (11 %) et l’Allemagne (10 %) font mieux. De tous les sondés qui partagent cet avis, 35 % pensent que ça a un impact négatif sur leur relation avec leur entreprise.

Méthodologie : en août 2015, un bureau de recherche indépendant a interrogé des cadres supérieurs et moyens, travaillant aussi bien à temps plein qu’à temps partiel aux États-Unis, au Canada, en Grande-Bretagne, en Espagne, en France, aux Pays-Bas, en Allemagne, en Belgique et en Suède. Les résultats sont basés sur les réponses de deux mille sondés, avec au moins 200 réactions par pays.

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