À l’heure actuelle, le manque de connaissances de la législation locale est le principal défi des départements de gestion de la paie d’entreprises internationales. L’ étude de la Global Payroll Association a examiné les défis auxquels sont confrontés les responsables paie d’entreprises internationales et la façon dont ils les relèvent. Les départements de gestion de la paie qui sont actifs dans plusieurs pays se heurtent souvent à un manque de connaissances des règles nationales en matière de droit du travail, de sécurité sociale et de fiscalité. Jusqu’à 39 % des personnes interrogées ont déclaré qu’il s’agit également du plus grand défi pour le recrutement de personnel à l’échelle mondiale.

Ces défis expliquent pourquoi les entreprises cherchent du soutien ailleurs. L’étude montre un lien évident entre l’augmentation du nombre d’entreprises utilisant une combinaison de soutien interne et externe (de près de 30 % en 2016 à un peu moins de 50 % en 2019) et une diminution significative du soutien interne à la paie (de 30 % à 18 %) pendant la même période.

« La mondialisation des entreprises pose de nouveaux défis à la gestion de la paie », explique Els Hanssens, International Sales Director de SD Worx Global Solutions. « La clé pour une gestion de la paie mondiale efficace est de favoriser la formation et le développement au sein de votre département de gestion de la paie. C’est la seule façon de tenir les employés au courant des derniers développements en matière de gestion de la paie et de la législation locale. S’ils n’offrent pas ces opportunités, les départements de gestion de la paie ne peuvent pas s’attendre à pouvoir opérer à échelle internationale. »

Défis croisés entre le recrutement et le payroll.

Le manque de connaissances crée non seulement des défis en matière de recrutement, mais entraîne également des erreurs au sein du service de la paie. Les erreurs les plus fréquentes sont dues au manque de connaissances interne de la législation locale (24 %), suivie par la conformité interne aux processus et politiques (21 %). Par conséquent, une formation supplémentaire dans les services de paie est nécessaire pour s’assurer que les employés possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour fournir un travail précis et de qualité.

Els Hanssens de SD Worx poursuit : « Outre l’acquisition de connaissances locales, une gestion efficace et efficiente de la paie internationale exige l’utilisation d’outils adéquats. Ces outils contribuent à la rationalisation de la politique de paie et de ressources humaines dans tous les pays, associée à un bon équilibre entre les responsabilités gérées au niveau local et central. Il s’agit souvent de rechercher un modèle opérationnel adapté au pays et aux besoins spécifiques de l’entreprise, en tenant compte des coutumes locales, du jargon et de la complexité administrative et fiscale que vous ne pouvez éviter. »

Mike Dautzenberg, Directeur RH du prestataire logistique H.Essers – actif dans 17 pays avec 6560 collaborateurs – reconnaît les défis : « Dans les pays où nous avons plus de 60 à 80 collaborateurs, nous travaillons avec un service de paie local, avec 1 à 2 collaborateurs locaux que nous formons ; dans les pays où nous avons 15 à 20 collaborateurs, nous travaillons avec un partenaire spécialisé, car cela nous garantit que juridiquement tout est parfaitement en ordre. Dans le cas contraire, nous risquons de recevoir la facture par la suite, parce qu’une déclaration n’est pas faite correctement ou parce que des droits à pension insuffisants ont été retenus. Tout cela diffère d’un pays à l’autre. En outre, nous voulons un reporting uniforme au siège social, dans lequel, par exemple, les coûts salariaux et de soins de santé sont définis de la même manière et sont comparables, car les règles du jeu varient d’un pays à l’autre ».

Source : étude menée par la Global Payroll Association et SD Worx.  Au total, 158 professionnels du payroll ont répondu à l’étude menée par la Global Payroll Association. 55 % des organisations représentées par les répondants employaient 2.500 employés ou plus. Les répondants étaient actifs dans les régions APAC (Asie-Pacifique), EMEA (Europe, Moyen-Orient et Afrique) et Amériques.