Les vacances d’été approchent. Que faire si votre collaborateur part en vacances avec sa voiture de société et… a un accident ? Ou souhaite installer un porte-bagages ? Et peut-il utiliser sa carte de carburant à l’étranger ? Catherine Langenaeken, experte en mobilité chez Acerta Consult, répond à quelques questions fréquemment posées. Qui est responsable en cas de dommage ou d’accident?

« En principe, l’employeur est totalement responsable lorsque le véhicule est utilisé exclusivement pour l’exécution du travail. Ce n’est que lorsque le collaborateur commet un dol (intention de nuire à l’employeur), une faute lourde (ignorer un feu rouge, conduire sous influence, franchir une ligne blanche continue…), ou lorsqu’il commet régulièrement des fautes légères, que la responsabilité peut passer de l’employeur au travailleur », dit Catherine Langenaeken.

Elle ajoute : « Si la voiture de société est également utilisée à des fins privées, la responsabilité incombe au collaborateur. Si un accident survient (à l’étranger), l’employeur sera tenu responsable dans un premier temps, mais les frais seront récupérés auprès du collaborateur par la suite. »

Que faire en cas d’accident pendant les vacances?

« Si votre collaborateur a un accident avec la voiture pendant ses vacances, la déclaration d’accident devra se faire comme convenu auprès du service compétent. S’il y a des blessés, un procès-verbal devra être rédigé », explique Catherine Langenaeken.

Quelles sont les options offertes à l’employeur?

« Il est préférable pour les employeurs d’inclure divers accords dans la car policy concernant : le dommage assuré et la franchise éventuelle, la procédure à suivre (à qui faut-il signaler le dommage et dans quel délai ?), accords sur les frais d’éventuelles réparations à l’étranger, accords sur la mise à disposition d’une voiture de remplacement, etc. »

Et si votre collaborateur veut des options supplémentaires pour sa voiture de société?

Un attelage remorque, un porte-vélo ou un coffre de toit… sont des équipements utiles pour une voiture lors de vacances. Quid si votre collaborateur souhaite une option supplémentaire pour sa voiture de société ?

Catherine Langenaeken : « Il faut tout d’abord vérifier la car policy, car elle peut déjà contenir des règles ou des directives concernant l’installation ou les frais. En général, les options doivent être fournies par un concessionnaire agréé. Dans certains cas, ces options ont un impact sur la valeur catalogue et/ou la déduction de la cotisation personnelle du collaborateur. » Elle ajoute encore : « Proposez-vous une politique salariale flexible ? Les options ou l’upgrade de la voiture de société peuvent également être financées par le budget de la politique salariale flexible. »

Le collaborateur peut-il temporairement opter pour une autre voiture?

Peut-être que la voiture de société de votre collaborateur est trop petite pour des vacances en famille ? Ou peut-être qu’un modèle électrique n’est pas idéal pour les longues distances. Dans ce cas, votre collaborateur peut-il choisir temporairement une autre voiture ? « Oui, c’est possible. Il dispose même de deux options », dit Catherine Langenaeken. « Première option : en tant qu’organisation, vous pouvez éventuellement mettre une voiture de pool à disposition pendant la période de vacances. Un avantage forfaitaire est imputé pour l’utilisation personnelle de celle-ci. Les accords d’utilisation sont ensuite inclus dans une politique relative aux voitures de pool. 2e option : en tant qu’employeur, vous pouvez également offrir une deuxième voiture de société, même si l’une de ces voitures peut être utilisée à des fins privées. Vous devrez, en tant qu’employeur, payer des cotisations de solidarité sur cette deuxième voiture. La deuxième voiture peut également être choisie dans le cadre d’une politique salariale flexible. »

Le collaborateur peut-il faire le plein ou recharger le véhicule à l’étranger?

L’utilisation de la carte de carburant ou de recharge peut se limiter ou non à la Belgique (avec ou sans le consentement de l’employeur).

Il faut absolument vérifier :

• les frais sont-ils entièrement pris en charge par l’employeur ou le collaborateur ?
• une cotisation supplémentaire est-elle due si un certain nombre de kilomètres est dépassé ?
• une cotisation supplémentaire est-elle due lorsque la carte carburant ou de recharge est utilisée à l’étranger ?

Tous ces éléments sont mentionnés dans la politique de carte de carburant ou de recharge. Catherine Langenaeken conclut : « La morale de l’histoire : établissez des accords clairs et consignez-les dans une politique relative aux voitures de société. Vous y incluez, entre autres, les accords en matière de responsabilité, de dommages, d’options… Vous pouvez éventuellement compléter ce document par une politique relative aux voitures de pool, une politique de carte de carburant ou de recharge pour fixer les accords sur l’utilisation des voitures de pool et les kilomètres/recharges de la voiture à l’étranger. »